پروژه های فناوری اطلاعات به دلیل ماهیت خود از جنبه های نو بودن آنها در ساختار سازمان ها و تخصصی بودن کار بسیار حساس هستند. یعنی در فاز نیاز سنجی و تعیین اولویت های سازمان باید بررسی ها و مطالعه های دقیق، کارشناسانه و آینده نگرانه ای صورت بگیرد.

در اصول مدیریت پروژه نخستین مرحله و گام برای آغاز یک پروژه در سازمان، شامل فرآیندی کارشناسی برای بررسی وضع موجود سیستم ها و امکانات فعلی، بازنگری در ساختار سازمان بر اساس تحولات درونی و بیرونی، پیش بینی نیازهای کوتاه مدت و بلند مدت و بررسی تعریف سرویس های جدیدی و قابلیت انطباق یا ارتقاء سرویس های قبلی به وسیله آنهاست. در کل مدیریت پروژه فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید بر اساس شرایط به وجود آمده وکارکردهای مورد نیاز سازمان است و یا در صدد بهینه سازی و ارتقاء سیستم های موجود برای تطبیق دادن روشها و سیستم های قبلی با نیازهای فعلی برای رسیدن به وضع مطلوب است. در هر دو رویکرد برای رسیدن به حداکثر بهره وری، باید مکانیسم ها و محدودیت های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و... را مورد توجه قرار دهیم . برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سوال های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می بندد و برای جلوگیری از سوء تفاهم ها و برداشت های دوگانه و چند گانه از یک موضوع واحد و دست یابی به یک خط سیر مشخص و علمی برای پروژه لازم است تا در اولین گام نسبت به تهیه ی RFP اقدام شود.

با توجه به درخواست تعداد زیادی از واحد ها مبنی بر داشتن سامانه های سفارشی، مدیریت آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه اقدام به ساماندهی این درخواستها تا تهیه سامانه مورد نظر نموده است

فرایند تهیه سامانه نرم افزاری